Τα γραφεία που υπάγονται στο Τμήμα, έχουν την αρμοδιότητα για την εκπόνηση του επιχειρησιακού προγράμματος, σχεδίων προγραμμάτων έργων και μέτρων που συμβάλλουν στην οικονομική, κοινωνική και πολιτιστική ανάπτυξη του Δήμου. Ειδικότερα:
Γραφείο Προγραμματισμού και Τεκμηρίωσης
Το Γραφείο αυτό έχει τις εξής αρμοδιότητες:
- Τη διοικητική και επιστημονική υποστήριξη του Δήμου και του Δημοτικού Συμβουλίου σε θέματα κάθε είδους προγραμματισμού, σε συνεργασία με όλες τις λοιπές Υπηρεσίες του Δήμου, όπως εκάστοτε απαιτείται.
- Την υποβολή προτάσεων στους Ευρωπαϊκούς και Διεθνείς Οργανισμούς για εκταμίευση πόρων και την τακτική ενημέρωση του Δημάρχου σχετικά με την πρόοδο των έργων που είναι ενταγμένα στα προγράμματα που αφορούν την πόλη.
- Την παρακολούθηση, σύμφωνα με τις αποφάσεις του Δημοτικού Συμβουλίου, των πιστώσεων του τεχνικού προγράμματος των Επενδύσεων, των χρηματοδοτήσεων του δημόσιου τομέα και άλλων νομικών προσώπων.
- Το σχεδιασμό και την επίβλεψη διοικητικών εφαρμογών που αφορούν την οργάνωση των υπηρεσιών, την κατάρτιση και γενικότερα την αξιοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού τους και το σχεδιασμό με βάση την υποστήριξη που παρέχουν τα συστήματα πληροφορικής.
- Σύνταξη , παρακολούθηση και αναθεώρηση του Επιχειρησιακού Σχεδίου.
- Προγραμματισμός των δράσεων.
- Κατάρτιση ετήσιου σχεδίου δράσεων-έργων εκτίμηση προüπολογισμού και σχεδίου χρηματοδότησης έργων.
- Διαχείριση και ανάλυση κινδύνων που σχετίζονται με την υλοποίηση του ετησίου σχεδίου δράσεων.
- Παρακολούθηση χρηματοδοτικών μέσων Ε.Ε. και Εθνικών.
- Παρακολούθηση της ισχύουσας νομοθεσίας.
- Εναρμόνιση των διαδικασιών που εφαρμοζονται από τη Μονάδα με την ισχύουσα νομοθεσία.
Γραφείο Έρευνας
Το Γραφείο αυτό αναλαμβάνει την εκτέλεση ερευνών και στατιστικών προγραμμάτων
Γραφείο Συντονισμού Οργανωτικών Δομών
Συντάσσει, σε συνεργασία με την Νομική Υπηρεσία, τον Οργανισμό Εσωτερικής Υπηρεσίας και εισηγείται τις τροποποιήσεις καθώς και τις προσαρμογές αυτού στις εκάστοτε ισχύουσες διατάξεις.
Επί πλέον το Γραφείο Συντονισμού Οργανωτικών Δομών του Δήμου που έχει προβλεφθεί στη Διεύθυνση Στρατηγικού Σχεδιασμού και ειδικότερα στο Τμήμα Προγραμματισμού και Επιχειρησιακού Σχεδιασμού είναι επιφορτισμένο με ένα κρίσιμο ρόλο: Την συμβολή του στην αποτελεσματικότερη διοίκηση σε όλα τα επίπεδα.
Ουσιαστικά αποτελεί ένα θεσμικό όργανο συντονισμού. Τα επιμέρους όργανα και οι αρμοδιότητες που προβλέπονται έχουν ως ακολούθως:
- Συμβούλιο Συντονισμού Υπηρεσιών Δήμου. Αφορά το σύνολο των υπηρεσιών και συμμετέχουν ο Γενικός Διευθυντής, προϊστάμενοι Διευθύνσεων, προϊστάμενοι Τμημάτων και ο υπεύθυνος του Γραφείου Συντονισμού Οργανωτικών Μονάδων. Ο τρόπος λειτουργίας του καθορίζεται με απόφαση Δημάρχου, Στόχοι της λειτουργίας του είναι:
- Προγραμματισμός και Απολογισμός δραστηριότητας Δήμου (Συμβουλευτική υποστήριξη).
- Συζήτηση περιοδικών προγραμμάτων δράσης και γενικά δραστηριότητες επιμέρους υπηρεσιών.
- Αλληλοενημέρωση και οριζόντια συνεργασία μεταξύ υπηρεσιών (Συμβουλευτική υποστήριξη).
- Συντονισμός των επιμέρους δραστηριοτήτων/ ενεργειών των προγραμμάτων δράσης.
- Επίλυση διατμηματικών προβλημάτων.
- Επισήμανση προβλημάτων στην πορεία εκτέλεσης των προγραμμάτων δράσης και στη λειτουργία των υπηρεσιών, αναζήτηση και συμφωνία αντίστοιχων λύσεων, εισήγηση σχετικών αποφάσεων προς τα πολιτικά όργανα του Δήμου.
- Ολομέλειες Διοικητικών Μονάδων που θα αφορούν το σύνολο κάθε Διεύθυνσης. Στόχοι της λειτουργίας τους είναι ο συντονισμός και η συμμετοχή των υπαλλήλων (συντονιστικές συσκέψεις), η αλληλοενημέρωση και επισήμανση και αντιμετώπιση λειτουργικών προβλημάτων, η βελτίωση ποιότητας υπηρεσιών.
Διατμηματικές Ομάδες Εργασίας θα αφορούν ομάδες σε επίπεδο Τμημάτων και έχουν επικεφαλής συντονιστές με απόφαση Δημάρχου και στοχεύουν στην αποτελεσματική αντιμετώπιση αναγκών από δραστηριότητες που απαιτούν συμμετοχή προσωπικού.
Η διασφάλιση του συντονισμού και της συνοχής του Δήμου, μέσω συστηματικών συνεργασιών -συναντήσεων μεταξύ των τριών διαφορετικών πόλων (αιρετοί, μετακλητά στελέχη και υπηρεσιακοί παράγοντες). Οι συναντήσεις αυτές είναι δυνατόν να πάρουν με αποφάσεις Δημάρχου θεσμική μορφή ως «συντονιστικά όργανα», «μόνιμες ή ad hoc επιτροπές», «συμβούλια», οριζόντιας και κάθετης δικτύωσης.
Η διεξαγωγή συνάντησης - σύσκεψης σε συστηματική βάση μεταξύ:
Δημάρχου, Αντιδημάρχων, Προέδρου Δημοτικού Συμβουλίου, Γενικού Διευθυντή, Επιστημονικών Συνεργατών και Προϊσταμένων Διεύθυνσης. Η συνάντηση αυτή προετοιμάζεται από το Γραφείο Συντονισμού Οργανωτικών Δομών του Δήμου και υλοποιείται σε μηνιαία βάση. Πρόκειται για συναντήσεις στρατηγικής σημασίας που πρέπει να συσχετίζονται:
- με την εφαρμογή του Στρατηγικού Σχεδίου του Δήμου,
- την υλοποίηση δράσεων του Εθνικού Στρατηγικού Πλαισίου Αναφοράς 2007- 2013 και των επιμέρους προγραμμάτων ευρωπαϊκού ή εθνικού ενδιαφέροντος.
Γραφείο Επικοινωνιακού Σχεδιασμού
Το γραφείο αυτό αναλαμβάνει την εκπόνηση μελετών, που έχουν σχέση με τον επικοινωνιακό σχεδιασμό, πάνω σε κρίσιμα ζητήματα που έχουν σχέση με την ανάπτυξη της περιφέρειας του Δήμου Ροδίων.
Γραφείο Εναλλακτικών Πηγών Χρηματοδότησης
Το γραφείο αυτό αναλαμβάνει την εκπόνηση μελετών και την εύρεση πηγών, εναλλακτικών πηγών χρηματοδότησης.
Γραφείο ΠΣΕΑ και Διαχείρισης Κρίσεων
Το γραφείο αυτό αναλαμβάνει την απαιτούμενη οργάνωση με αντικείμενο την πολιτική προστασία και την αντιμετώπιση έκτακτων αναγκών (ΠΣΕΑ) καθώς και τη διαχείριση κρίσεων.